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新入社員向け。入社前に学んでおくことが意外に必要な5つの知識とスキル

こんにちは、ころすけです。

社会人は誰もが最初は新入社員です。

特に新卒の入社前は「ちゃんと仕事できるかな?」とか不安になる人がほとんどのはず。

業務の専門的なスキルは、実際に業務を始めてみないと分からないことが多いと思います。

けれども、ほとんど全ての社会人に必要な知識、共通スキル、普遍的なスキルというのがあって、それらは入社前、学生時代から学んでおけるものばかりです。

そしてそれらは業務をする上で、また社会人として生活する上で、専門スキルと同じぐらい必要なものでもあります。

僕の経験から、入社前に是非とも身につけておきたい ”実用的な” 新社会人向け知識、スキルを5つ紹介します。

新入社員が入社前に学んでおきたい必要な知識とスキル

1. Word、Excel、その他Office系ソフトの基本操作

まず一番重要なのがこれです。ほかの4つと比べても断トツに必要なスキルと言っても過言ではありません。

その他のOffice系ソフトと言えばPower Pointとかが該当しますね。

学生時代にレポートやら卒論やらで分かっているよ!という人もいるかもしれないですが、そういう人もさらなる高みを目指して習得しておくべきスキルNo.1です。

理由は言うまでもないぐらいですが、今やこれらのツールを使わないで仕事をしている企業なんて探すのが難しいぐらいだからです。

PC作業=Word or Excel と言っても過言ではないぐらい、どの企業のどの部署でも使います。

事務系だけでなく、現場の人も情報管理でExcelを使ったり、報告文書をWordで書いたりするので現場もオフィスも問いません。

とは言えこれらのソフトが持っている機能は無限と言えるほどあるもの。

具体的に何が基本操作?って話ですが、個人的な経験も踏まえて、よく使う、かつきっちり理解しておきたい操作を列挙してみます。

まずはWordから

覚えておきたいWordの操作

・段落タブを使った段落番号のつけ方

・上付き、下付き文字や取り消し線のつけ方

・ルーラーの使い方(インデント、タブ揃えの方法)

・インデントや行間隔の微調整方法(ぶら下げ、字下げなど)

・表の作り方と微調整(セルサイズ、行幅、列幅、セルの結合分割、セルの余白設定など)

・罫線の調整方法

・ヘッダー、フッターの位置調整

・ページ番号の入れ方

・セクション区切り

・画像挿入時の位置、文字列の折り返し

ざっと上げるだけでもこれぐらいあります。

少なくともここに出てきたもので分からない場合は、事前に学んでおくとグッドです。

文書作成ソフトなので基本はレイアウトに関する調整方法についてですが、会社の文書ではレイアウトも重要になります。

なので、これらの調整に時間が掛かっているとかなり無駄な労力を使うことになるのです。

いちいち調べながらやるのか、既に知っていてすぐに対処できるのかで作業効率に大きな差が出てきます。

 

次はExcelですが、

覚えておきたいExcelの操作

・ヘッダー、フッターの調整

・印刷範囲の設定

・印刷タイトル行、列の設定

・改ページプレビューの使い方

・条件付き書式の使い方

・並べ替えとフィルターのつけ方

・ウインドウ枠の固定方法

・区切り位置の設定

・グラフの書き方

・ピボットテーブルの使い方

・セル内部での改行方法

・関数の使い方(SUM、IF、VLOOKUPなど)

・数式の使い方(円周率、べき乗、絶対参照、相対参照など)

Excelは正直これでも足りないぐらいですが、最低でもこのぐらいは身につけておきたい操作方法ですね。

Excel特有の表計算以外にも、レイアウトに関する部分、特に印刷範囲の設定なんかは結構てこずる人が多い印象なので、きちんと理解しておくことをお勧めします。

Word、Excelに共通することですが、仕事だと結構他の人が作ったファイルを流用して作業する場合が多いんですよね。

その場合、元の作成者がどんな設定で文書を作っているのか分からないと、修正が利かなくてわけが分からなくなる場合があります。

そんな時、基礎から操作方法を理解しているとすぐに読み解ける場合が多いので、是非ともWord、Excelの技量は高めておくべきですね。

冒頭にあったようにPower Pointもプレゼンテーションで必須のソフトなので、使えるようにしておきましょう。

2. 複合プリンターの使い方

Word、Excelをよく使うということは、必然的にプリンターで印刷する機会も多くなることを意味します。

最近では電子化が進んでいるので、紙に印刷する機会も減ってはきているものの、全く紙を印刷する機会がなくなるには数十年はかかると思います。

そんなわけでやはり必須のプリンタースキルですが、具体的にはと言うと以下のような操作スキルが必要です。

覚えておきたい複合機の操作

・Ctrl + P(印刷画面のショートカット)

・ページを指定して印刷(ページ番号、偶数のみ、奇数のみ)

・両面印刷、片面印刷の設定

・長編綴じ、短編綴じの設定

・拡大、縮小印刷の倍率指定

・カラー、モノクロ印刷設定

・スキャンの仕方(用紙の置く向き、両面片面の設定など)

最低限と言うとあまり多くはないですが、これらもあたふたしていると結構焦ります。

後、紙がなくなった場合の白紙の補給方法や、トナーの交換方法なんかも事前に知っていると役に立ちます。

新入社員は雑用も任されることが多いので・・・

けれども、これらは複合機の型式にもよるので、ざっくりどんなタイプがあるのか知っているだけで良いです。

入社して教わる場合が多いかもしれませんが、説明を受けて理解が早いだけでも、最初の印象がグッと良くなりますよ。

3. 名刺の渡し方、メールの書き方などのビジネスマナー

特に日本の会社に就職する場合、これらのマナーは細かく注意されることが多いと思います。

どうせ注意をされることが多いと分かっているのであれば、事前に対策として学んでおくことが良いでしょう。

最近ではYoutubeなどの動画投稿サイトもありますから、名刺の渡し方なんかは動画を見ながら参考にすることができますよね。

メールの書き方については、言葉遣い、決まり文句にどんなものがあるのか、例文をざっと見ておくだけでも、いざ自分が文章を書く前に困らなくて済みます。

Web検索などで「ビジネスメール」とでも検索すれば、十分すぎるほどの例文が閲覧可能であると思いますので、事前にどんなものか雰囲気をつかんでおくだけでも有効です。

1点注意したいのは、社内メールの場合、”その会社特有の言い回し、用語が存在する場合がある” ということです。

組織の略称であったりとか、お決まりのフレーズとか、変わった敬称の表し方とか。

なので、事前に学んだ内容と違う、その会社独自のマナーの在り方があるということは心得ておいた方が良いでしょう。

あくまで事前に学んでおくのは、一般的なお作法だということに注意して、入社後には実態に合わせて柔軟に対応していくことが大切になります。

4. 電車やタクシーなど移動手段の調べ方と利用方法

新入社員がいきなり出張に行かされるケースはあまりありませんが、移動手段に関わる知識も必要です。

研修なんかで会場に移動することはありますし、上司の代わりに移動手段を調べてと頼まれることもあり得ます。

出張でも上司と一緒であれば、自分も移動手段を利用することになるでしょう。

飲み会の後や、お客さんのためにタクシーの手配なんかを頼まれる場合も考えられますね。

・NAVITIMEやジョルダンなどのサイトで経路検索がすぐできる

・近郊の交通機関の路線網がある程度頭に入っている

・切符の買い方や予約方法を知っている

・どのホームの電車に乗ればよいか、すぐに理解できる

・躊躇なくタクシー会社に電話手配ができる

具体的にはこれらの行動が迷わずにできれば、社会人として余計なストレスを感じる機会を減らせると思います。

ポイントは咄嗟の場面であっても、これらの行動をすぐに起こせるかどうかですね。

業務では結構、急遽予定が決まったりすることがあるので、迷いなく経路検索して、電車に乗って移動してとできるだけで随分行動に余裕が持てるものです。

たかが移動手段と思う人も多いかもしれませんが、案外と普段は友人や家族について行ってばかりで自分で調べたことがないという人も多いです。

僕の友人では、これまで新幹線に一人で乗ったことがない、切符も買ったことがないという人がいました。

そんな人は特に、いざという時に困らないように事前の知識を蓄えておきましょう。

5. 給与明細や社会保障関連の用語に対する知識

社会人になると当然給料をもらうようになるわけですが、手取りとなる金額はあらゆる控除が差し引かれたものになっています。

自分の給料で何が天引きされていて、何のための天引きなのか、分かっておくだけで自身の財務管理の基礎が出来上がります。

また、各種控除などあらゆる社会保障を受けるためには申請が必要ですが、その意味が分かっていなければ適切な施しを受けることもできません。

さらにこれらの申請をするのに手間取ってしまうと、休憩時間が削られたり、業務時間を使わざるをえなかったりすることもあります。

なのでこれらは是非とも社会人になる前から身につけておきたい知識です。

具体的な用語を挙げると、

・源泉徴収

・年末調整

・所得税

・社会保険料(健康保険、年金保険など)

・組合費

・各種控除(扶養控除、配偶者控除など)

・時間外労働手当てについて

こんなものが挙げられます。

これらとは少し話が変わりますが、会社に入社すると新入社員向けに、傷害保険だの生命保険だの保険屋から加入を勧められることが多いです。

新入社員はそれらが自分に必要かどうかよく分かってないし、入社手続きの流れで加入しなきゃいけないって思ってたりするんですね。

要するにカモにされてしまうんです。

例えば、がん保険なんかは結構高額な保険になると思いますが、盲目的に入るべきものではありません。

きちんと自分がかかるリスクと費用を考えた上で加入すべきものですが、知識がないとまんまと保険屋の餌食になってしまいますので、事前に学んでおくと良いことの一つでしょう。

普遍的な知識や実践スキルは入社後に教えてもらえない

ここで紹介した知識やスキルは、どれも案外社会人になってから初めて真剣に向き合うものばかりです。

にも関わらず、入社後にこれらの知識やスキルを習得するための時間を与えてくれたり、教えてくれるような会社はほとんどありません。

ですが、これらはどの会社でも必要になってくる普遍的なものです。

おそらく普遍的であるがゆえに、教えなくても自然と身に付く、または既に身に付いていると思われている節がありますが、ここが落とし穴です。

スキルはスキルですから、きちんと自分で調べたり学習したりして、使いこなせるようになるには相応の努力が必要です。

ただでさえ慣れない環境の中、自分の作業がスムーズにいかなかったり、ストレスになってしまったりするのは普遍的な知識やスキルが原因というのはよくあります。

だからこそ、事前に準備しておくことに価値があると言えるのです。

普遍的な知識や実践スキルは数十年後にも差になって表れる

これら普遍的な知識やスキルは入社後、数年から数十年後に力量の差となって表れるものでもあると思います。

段取りが悪かったり、手際が悪い人の多くは、専門知識や技量よりも普遍的な知識や、一般的なツールの操作方法に疎い人であるように見受けられます。

これらが差になって表れる原因としては

1. 専門スキルよりも軽視されがちである

2. 専門スキルと違って人から教わる機会が少ない

が挙げられるように思いますが、専門スキルと同じぐらい業務をする上で必要なものも含まれています。

僕自身、Word、Excelに代表される一般的なソフトウェアの使い方は、社会に出て専門スキルと同じぐらい勉強しました。

そうした普遍的なスキルが身に付いたことで作業が速くなった実感もあります。

就職を間近に控えている人も、まだ学生の人も是非とも今のうちから将来必要な知識やスキルの習得に励んでおきましょう。

 

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